Se calcula que los impagos empresariales que se generan mensualmente suponen unos 15.000 millones de euros y que los plazos de pago se han retrasado de media hasta los 94 días, el peor dato de toda la Europa comunitaria, sólo superado por Portugal y Grecia. La buena noticia es que por la vía amistosa se consigue recobrar un 95% de las deudas antes de los 180 días. Un dato que se reduce hasta el 34% cuando se procede por la vía judicial, más lenta y cara.
Debemos ser metódicos
Y antes de realizar la gestión de cobro por escrito, nos debemos preparar a conciencia. Una reclamación de impagados no puede quedar, en ningún caso, en manos de la improvisación:
- Recabar toda la información posible sobre el servicio a cobrar: número de factura, si la hay, plazo de realización, de entrega… Documéntate bien.
- Reunir todos los datos sobre la empresa: estado de liquidez, antecedentes, trayectoria con nosotros…
- Fijar las condiciones de pago: si se está dispuesto a retrasarlo o a aceptar plazos, qué aspectos se van a negociar y cuáles no, si se aceptará un reconocimiento de deuda o se va a exigir pagarés, avales personales o medidas similares a estas.
- Recopilar todas las pruebas posibles. Guardar todos los mensajes cortos o SMS, los fax, los correos electrónicos o incluso, si nos autorizan, grabar las conversaciones telefónicas que se intercambien.
Reclamación por escrito
Lo normal es empezar con una primera carta más o menos cordial para informar de la incidencia. Si la primera carta no obtiene resultados, la siguiente va subiendo el tono de seriedad y de apremio. Si hay una tercera, ésta ya debe ser conminatoria, ya ha de anticipar las medidas legales que puedes adoptar contra tu interlocutor. Y en caso de llegar a una cuarta, ésta ya actuará como aviso de que se inicia el proceso judicial. No tiene sentido enviar más misivas porque llegados a este punto nuestro deudor ha dado buenas pruebas de que no quiere pagar.
Cuanto más nos retrasemos en reclamar un pago, más difícil será cobrarlo. Por un lado, porque le transmitimos al deudor cierta dejadez o que no nos corre prisa y, por otro, porque le damos tiempo para realizar movimientos de bienes que pueden perjudicarnos. Pero, además, cuanto más tardamos en cobrar una cantidad, menos valor tiene ese dinero (se calcula una pérdida de un euro mensual por cada cien euros dejados de cobrar).
No queda otra: El Monitorio
En este punto, cuando un cliente no paga, una vez realizadas las gestiones de cobro oportunas, quizá solo quede la vía judicial.
Lo primero que se debe considerar es la situación de la sociedad, ya que si está en concurso, esta sociedad, por imperativo legal, no puede pagar las deudas anteriores a la fecha en la que se declaró el concurso, aunque sí las posteriores. En consecuencia no tiene sentido iniciar un procedimiento judicial a posteriori para cobrar los saldos originados antes de dicha fecha.
En caso contrario, pueden ser uno o varios los procedimientos judiciales que se pueden iniciar, y habrá que elegir el más idóneo (reclamación de cantidad, cambiario, monitorio).
Una alternativa rápida y barata: El procedimiento monitorio destaca por su rapidez y por suponer menores costes de profesionales respecto a otros tipos de procedimientos.
En caso de que sea aconsejable iniciar un procedimiento judicial, el monitorio destaca por ser un procedimiento rápido y menos costoso que otros.
El procedimiento monitorio es un procedimiento mucho más rápido que la acción por reclamación de cantidad.
En realidad es un procedimiento en el que la sociedad acreedora no pide que se declare el derecho, lo que persigue es que el secretario ordene un simple requerimiento de pago.
Cliente en concurso: Por imperativo legal el cliente no puede pagar las deudas anteriores al consurso. En ese caso no tiene sentido presentar una demanda por reclamación de cantidad.
Los costes de abogados y procuradores son menores dado que el procedimiento es más rápido y sencillo.
Además, ya no existe un límite de cuantía para poder seguir esta vía. Pero eso sí, la deuda debe ser dineraria, una cantidad determinada de euros, vencida y exigible.
Ventajas del procedimiento monitorio: rapidez y reducción de costes.
Se puede acreditar la deuda con documentación del deudor, o del acreedor (ejemplo, una factura), o incluso a través de documentos acreditativos de una relación anterior.
Si la deuda es de una comunidad de propietarios basta con la certificación de impago de gastos comunes.
Si el deudor no es español pero es europeo se siguen los trámites del monitorio europeo.
Existe también un procedimiento monitorio europeo en el que la petición inicial se realiza de acuerdo con un formulario estándar sin acompañar ninguna documentación.
Por tanto, si el cliente es extranjero pero de la Unión Europea, el procedimiento es igualmente rápido aunque los trámites son distintos.
Deducibilidad en el impuesto sobre sociedades.
Una vez presentada la demanda, si se ha reconocido el gasto por el cliente moroso, será deducible, con independencia de que hayan transcurrido o no seis meses, con determinadas excepciones (por ejemplo, que el crédito esté garantizado con una hipoteca, en cuyo caso, el gasto no sería deducible).
