¿Puede acceder hacienda a los ordenadores de mi empresa?

Entrada a las instalaciones de la empresa.

En este caso, hay que tener muy presente que el domicilio es inviolable. Es decir, un inspector, por sí mismo, sólo puede acceder a las instalaciones de su empresa si usted se lo permite. Por lo tanto, aunque no es la mejor forma de iniciar una inspección, sepa que puede negarle la entrada.

Si esto ocurre, para poder acceder a sus oficinas, el inspector deberá solicitar una autorización escrita del delegado de Hacienda de la zona. Una vez que el inspector disponga de dicha autorización, lo más recomendable es permitirle la entrada:

Si seguimos negándonos, Hacienda considerará que su empresa está obstruyendo su labor y podría imponerle sanciones de entre 300 euros y el 2% de su cifra de negocios (con un mínimo, en este caso, de 10.000 euros y un máximo de 400.000 euros). Además, Hacienda puede también solicitar una orden judicial, en cuyo caso su empresa ya no podrá negarle el acceso.

Tampoco se puede acceder a cualquier parte de la empresa con la simple autorización del delegado de Hacienda de la zona.

El domicilio de las personas jurídicas también goza de protección, por lo que la Inspección sólo puede acceder a él con consentimiento de sus representantes o con autorización judicial.

En este sentido:

• En las empresas, el domicilio que goza de protección especial se limita a las dependencias que sirven para la dirección y administración de las actividades o para la custodia de documentos. Por lo tanto, un establecimiento abierto al público o una oficina donde sólo se exhiben productos no gozan de protección especial, y la Inspección puede acceder a ellos con la sola autorización del Inspector Jefe.
• En cambio, para acceder a la parte de las dependencias donde se desarrolla la dirección de la empresa o donde se custodian documentos es necesario que tenga el consentimiento de los afectados o una autorización judicial, no siendo suficiente la autorización del Inspector Jefe.

Además, en materia de consentimiento no basta una simple “falta de oposición” a la entrada. Es preciso que haya un exacto conocimiento de lo que se hace y que los interesados hayan sido informados de que pueden negarse a autorizar la entrada y el registro.

Es decir, la Inspección sólo puede acceder al domicilio de la empresa si dispone de autorización judicial, o si los representantes de ésta lo consienten y siempre que previamente hayan sido informados de que pueden no hacerlo. Una vez dentro de sus oficinas, el inspector no podrá tocar nada hasta que usted o un representante autorizado estén presentes (salvo que el acceso a sus instalaciones se haya efectuado mediante orden judicial, en cuyo caso esto no es preciso). Además, también puede solicitar que esté presente su asesor, lo que le permitirá retardar el inicio de las actuaciones hasta que éste llegue a las instalaciones de la empresa.

• “Acceso a zonas abiertas al público o simples almacenes: es suficiente con la autorización del delegado de Hacienda.”
• “Acceso a la parte de las dependencias donde se desarrolla la dirección de la empresa o donde se custodian documentos: hace falta el consentimiento de los afectados o una autorización judicial, no siendo suficiente la autorización del Inspector Jefe.”
• “La ubicación física de los ordenadores también determina qué necesita Hacienda para acceder a ellos.”
• “Ordenadores ubicados en zonas abiertas al público: se pueden examinar con la simple autorización del delegado de Hacienda.”

Por otro lado, si usted desarrolla su actividad desde su propio domicilio particular y se niega a la entrada del inspector, la autorización escrita del delegado de Hacienda no será suficiente. En estos casos, como lo que se pretende es acceder a una vivienda, el inspector debe disponer de una orden judicial.

En cualquier caso, su empresa no está obligada a permitir el acceso del inspector, a no ser que éste lleve una autorización del delegado de Hacienda de la zona o una orden judicial.

Acceso de información contenida en soportes informáticos.

Es posible que, aunque su empresa cumpla con todas sus obligaciones, disponga de información que no desee compartir con nadie.

Es muy conveniente tener presente que su documentación y sus ordenadores están más protegidos según en qué dependencia de su empresa estén ubicados. Es decir, la ubicación física de los ordenadores tiene mucha importancia en el hecho de necesitar o no la inspección de autorización judicial:

• “Ordenadores ubicados donde se desarrolla la dirección de la empresa o donde se custodian documentos: para examinarlos, es necesaria una autorización judicial o el consentimiento de los afectados.”
• Si los ordenadores están situados en zonas abiertas al público (por ejemplo, en la recepción), o en zonas en las que se desarrolle la actividad laboral o comercial (por ejemplo, en el almacén), el inspector podrá acceder a ellos presentando una autorización escrita del delegado o del director de departamento, en la que se le habilite para ello (por ejemplo, una autorización en la que se indique que puede verificar los equipos informáticos). Si el inspector no aporta dicha autorización, usted podrá negarle el acceso a los ordenadores, sin que puedan sancionarle por ello.
• Pero si la documentación y los equipos están situados en dependencias reservadas para llevar a cabo la dirección o gestión de la empresa (sin intromisiones ajenas), o zonas específicas que sirvan para conservar la documentación del día a día de la sociedad, no será suficiente con la autorización anterior. En estos casos, el inspector deberá aportar una orden judicial para llevar a cabo la inspección. Es importante tener presente que los tribunales reconocen a estas zonas de la empresa la misma protección que a un domicilio particular.
  Por lo tanto, si desea proteger al máximo la información de su empresa y que el inspector no pueda acceder a ella sin orden judicial:
  • Procure conservarla en la zona destinada a la dirección, perfectamente delimitada y separada del resto de dependencias.
  • Identifique dichas dependencias como tales (en este sentido, no cuesta nada poner un letrero que diga “Dirección”).
  • Si su local es pequeño y abierto al público, puede lograr los mismos efectos si reserva una pequeña habitación para conservar la documentación. Por ejemplo, los tribunales han exigido una orden judicial para que los inspectores puedan acceder a la “rebotica” que suele haber en muchas farmacias.
  • No obstante, y si a pesar de su oposición los inspectores acceden sin orden judicial a una de estas zonas reservadas, deje constancia en la diligencia de que usted no consiente dicho acceso:
  • Si su empresa recibe una liquidación y una sanción como consecuencia de estas actuaciones, podrá solicitar a los tribunales que las anulen, ya que la información habrá sido obtenida de forma irregular.
  • Por contra, si no deja constancia de ello, es probable que la Inspección diga que usted les dejó pasar libremente. En ese caso, aunque pruebe que el inspector accedió a la zona reservada, no le servirá de nada; Hacienda habrá obtenido la información de forma legal.
• “Conserve los ordenadores con información más sensible y los documentos más importantes en las dependencias reservadas a la dirección y gestión de la empresa.”

Conserve los ordenadores con información más sensible y los documentos más importantes en las dependencias reservadas a la dirección y gestión de la empresa. Así el inspector deberá aportar una orden judicial para acceder a ellos.

• “Desarrollo de la actividad desde su propio domicilio particular: como lo que se pretende es acceder a una vivienda, el inspector debe disponer de una orden judicial.”